Vertrouwenspersoon

Reglement Vertrouwenspersoon Rotterdamse Wandelsport Vereniging (RWV)

Het bestuur van de Rotterdamse Wandelsport Vereniging (RWV) wijst minimaal één persoon aan die de functie van vertrouwenspersoon voor de vereniging zal vervullen.

Deze vertrouwenspersoon vervult zijn/haar taak op basis van de volgende regels:

De algemene taak van de vertrouwenspersoon omvat het verzorgen van een eerste opvang van slachtoffers van ongewenst gedrag van overige leden van de vereniging dan wel van personen die in nauwe relatie staan tot de vereniging voor zover dit gedrag zich binnen de activiteiten van de vereniging heeft afgespeeld.

Daarnaast heeft de vertrouwenspersoon de volgende taken:

de vertrouwenspersoon is aanspreekbaar voor leden en vrijwilligers van de RWV en deelnemers aan activiteiten georganiseerd door de RWV, voor problemen binnen en eventueel buiten de vereniging die te maken hebben met ongewenst gedrag;
de vertrouwenspersoon begeleidt de aangever in het verdere verloop van de melding;
de vertrouwenspersoon bemiddelt, beantwoordt vragen, verwijst indien nodig naar hulpinstanties, onderzoekt indien nodig en registreert;
de vertrouwenspersoon behandelt de zaken in strikt vertrouwelijke sfeer en zorgt ervoor dat de vertrouwelijkheid is gegarandeerd;
de vertrouwenspersoon houdt van alle zaken een eenvoudige rapportage bij;
de vertrouwenspersoon kan het bestuur van de vereniging in kennis stellen van het feit dat er melding is gemaakt van ongewenst gedrag, maar brengt alleen met toestemming van de betrokkene inhoudelijk rapport uit bij het bestuur van de gemelde kwestie;
de vertrouwenspersoon zal betrokkenen doorverwijzen en zich terugtrekken indien er sprake is van een mogelijke directe betrokkenheid of de schijn van betrokkenheid bij het ongewenste gedrag of als dit zich in zijn persoonlijke omgeving plaatsvindt.

Onder ongewenst gedrag wordt in ieder geval verstaan:

seksuele intimidatie en stalken
agressie en geweld
pesten
discriminatie
interne criminaliteit

De vertrouwenspersoon adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd in zijn algemeenheid over zaken betreffende ongewenst gedrag en over de wijze waarop dit is te voorkomen. Onder ongewenst gedag wordt in ieder geval verstaan: – seksuele intimidatie – bedreiging – discriminatie. Maar ook andere vormen van intimidatie of van verbaal of lichamelijk geweld kunnen als ongewenst gedrag worden beschouwd.
De vertrouwenspersoon werkt volledig onafhankelijk, maar valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de vereniging.

Wordt in eerste instantie een bestuurslid van de vereniging of een ander vertrouwd lid van de vereniging benaderd, dan kan, op verzoek van de betrokkene, de vertrouwenspersoon worden ingeschakeld. Een bestuurslid of een vrijwilliger van de vereniging wijst de melder van ongewenst gedrag op de mogelijkheid een vertrouwenspersoon in te schakelen.

De vertrouwenspersoon heeft in principe geheimhoudingsplicht. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij de vertrouwenspersoon vanwege gewetensnood deze geheimhouding wil verbreken. De vertrouwenspersoon kan de geheimhouding pas dan verbreken, als de vertrouwenspersoon heeft voldaan aan de voorwaarden gesteld in de ‘Gedragscode Omgaan met vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen’ (zie onderstaande Gedragscode).

Een lid van de vereniging die als vertrouwenspersoon is benoemd, mag niet worden geschorst of geroyeerd op grond van een actie die vanuit de functie van de vertrouwenspersoon is ingezet.

De vertrouwenspersoon heeft de mogelijkheid in overleg met de vereniging en op kosten van de vereniging extern advies in te schakelen indien hij/zij dit in een hem/haar voorgelegde zaak nodig acht.

Ten behoeve van het jaarverslag van de vereniging geeft de vertrouwenspersoon jaarlijks het aantal meldingen over ongewenst gedrag door aan het bestuur.

**Vertrouwenspunt Sport van NOC*NSF**

Het is voor de vertrouwenspersoon van de RWV en voor betrokkenen ook mogelijk contact op te nemen met het Vertrouwenspunt Sport van NOC*NSF. Het NOC*NSF Vertrouwenspunt Sport is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 08.00 tot 22.00 uur en op zaterdag van 12.00 tot 16.00 uur. Het nummer is 0900 – 202 55 90 (€ 0,10 per minuut).
Een mail sturen kan ook: vertrouwenspuntsport@nocnsf.nl.

Bijlage: Gedragscode omgaan met vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen

De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de klager/klaagster of andere personen die een beroep doen op hem/haar of tot wie hij/zij zich richt. Daarom belooft de vertrouwenspersoon alle betrokkenen geheimhouding van hetgeen hem/haar bij de uitoefening van zijn/haar rol als vertrouwenspersoon ter kennis komt.

Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als de klager/klaagster of andere persoon/personen schriftelijk toestemming geven tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding, of wanneer zeer dringende redenen aanwezig zijn, zoals in 3 omschreven.

Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan derden te verstrekken kan de vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien tenminste voldaan is aan al de vijf hieronder genoemde voorwaarden:

alles is in het werk gesteld de toestemming van betrokken persoon te verkrijgen,
de vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding,
er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen,
het is vrijwel zeker dat het niet-doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren,
de vertrouwenspersoon is ervan overtuigd dat de doorbreking van de geheimhouding de schade aan betrokkenen of derden in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.

Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de vertrouwenspersoon zijn/haar redenen om de geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken.

De vertrouwenspersoon brengt betrokkene op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken alvorens dit daadwerkelijk te doen.

Indien het doorbreken van de geheimhouding dit noodzakelijk maakt, verwijst de vertrouwenspersoon betrokkene onverwijld naar een andere vertrouwenspersoon en/of andere instantie.